結論：個別相談のドタキャンは、予約の「前」と「後」の流れで減らせます。
いちばん効くのは、予約の直後にLINEで「予約しました」と一言書いてもらうこと。
そのうえで、予約の連絡は「事務局」の名前で送り、リマインドの1通目では「来るとわかること」を伝えます。
前日には、リマインドを開いていない人を見分けて、その人にだけ先に連絡します。
やっと個別相談の予約が入るようになったんです。
でも、5人予約して、来たのは3人……。
当日、Zoomの前でずっと待っていました。
あの待つ時間、つらいですよね。
でも、ドタキャンはお客さまの性格の問題ではありません。
予約の前と後に、ちょっとした「くさび」を打つだけで減らせるんですよ。
こんにちは。
ワンウェビナーファネル®開発者の徳武輝彦です。
ウェビナーを見てもらい、個別相談の予約まで入った。
それなのに当日来ないと、広告費も、準備の時間も、そのまま消えてしまいます。
この記事では、受講生さんやクライアントさんのドタキャンの相談に、私が実際にお伝えしてきた対策を「いつやるか」の順番に並べました。
予約ページそのものの作り方は、UTAGEで個別相談の予約ページを作る手順にまとめています。
ここでは、予約が入ったあと、当日来てもらうまでに話をしぼります。
この記事の内容（目次）
5人中2人が来ないのは多い。ドタキャンは「流れ」で減らせる
無料の相談だし、ある程度のドタキャンはしかたないですよね？
5人中2人、約4割のキャンセルは多い数字で、防ぎたいところです。
予約の前、予約の直後、当日までの3つの場面で手を打つと、来てくれる人が増えます。
ある方の個別相談では、予約5人中2人がキャンセルでした。
別のクライアントさんは、予約7人に対して、実施できたのは3人。
4人が当日キャンセルや無断欠席だったんです。
こうなると、つい「冷やかしが多い」「お客さまの質が悪い」と考えたくなりますよね。
でも私は、約4割のキャンセルは「防ぎたい数字」とお伝えしています。
軽い気持ちで予約して、来ない人は意外と多いんです。
だから、気軽に取り消せない流れをこちらで作っておくんです。
大事なのは、最初から全部を自動にしないことです。
7人中4人が来なかったクライアントさんにも、私は「予約のあとのメッセージを、まず手動で送ってみてください」とすすめました。
やり取りの中で反応がよかった文面を、あとから自動にしていくんです。
ここがポイントドタキャンは「お客さまの質」ではなく「こちらの流れ」で減らす
予約の前に「来ないと損」と思ってもらうと、当日来てくれる
予約の前にできることなんて、あるんですか？
あります。
特典を「相談に参加した人へのプレゼント」にして、その魅力を熱を込めて伝えます。
「来ないと損」と思ってもらえれば、当日の参加が増えます。
ドタキャン対策というと、予約のあとのリマインドばかり考えがちです。
でも実は、ウェビナーの中で個別相談をどう案内したかで、当日来るかどうかがかなり決まります。
私がすすめているのは、特典を「診断会（個別相談）に参加した人への特典」にすることです。
そして、その特典を熱量を込めて語ります。
「これは知らないと失敗します。講座を受ける受けないに関係なく、診断会に来たら差し上げます」。
「そのために来てもいいくらい」の気持ちで話すんです。
来てよかった、という参加者の声の雰囲気を添えると、さらに伝わります。
| 特典を渡すタイミング | 上がりやすい数字 | 向いている場合 |
|---|---|---|
| 予約したらすぐ渡す（予約特典） | 予約率 | ドタキャンが少ないとき |
| 相談を受けたら渡す（受講特典） | 出席率 | ドタキャンが多いとき |
| 予約特典と受講特典に分ける | 予約率と出席率の両方 | どちらも上げたいとき |
予約特典と受講特典を分けると、「受講特典が気になるから行こう」という人が増えます。
いまドタキャンが多いなら、まずは受講特典を強くするのが近道です。
反対にドタキャンが少ないなら、両方を予約特典にしてもかまいません。
相談会の呼び方も、ひと工夫できます。
人は「自分はどうなのか」を知りたがるので、「診断」という言葉のほうが申し込まれやすいんです。
個別相談の案内は、「来ないなんてありえるんですか」くらいの勢いで書きます。
無料でリスクがなく、来るだけで自分の問題の解決の方向がわかる、と言い切ってください。
そこまで強く誘ったら、冷やかしの人まで来ませんか？
最初は、それでいいんです。
まったく来ないより、ずっといい。
冷やかしが増えすぎたら、あとから条件を足して絞ればいいんですよ。
絞り方は、このあとの章でお話ししますね。
ここがポイント当日来るかどうかは、予約する前の「来ないと損」でほぼ決まる
「予約しました」と自分で書いてもらうと、ドタキャンは大きく減る
予約のあとにやることで、いちばん効くのは何ですか？
予約の直後に、LINEで「予約しました」と一言返信してもらうことです。
自分の言葉で書くと、本人の中に「行く」という気持ちが生まれ、ドタキャンが大きく減ります。
軽い気持ちで予約して、そのまま来ない人もいます。
そこで私は、予約が入った時点では「仮予約」にしています。
送る文面は、たとえばこんな形です。
仮予約を受け付けました。
「予約しました」と一言お返事ください。
お返事がない場合は、予約が確定になりません。
お客さまから「予約しました」と返信が来て、はじめて本予約になる流れです。
宣言すると、キャンセルしにくくなる心理が働きます。
しかも、キャンセルするときも、ちゃんと連絡が来るようになるんです。
返信をもらったら、UTAGEのLINEのチャットで「ありがとうございます」と返します。
私は、返信をもらったあとに特典の案内を送る流れにしています。
返信がない人には、「明日までにお返事がなければ実施しません」と伝えて、その通りにします。
予約のあとに返信をもらうだけで、キャンセルは大きく減ります。
でも、毎回返信するのは大変そうです……。
そうなんです。
この方法は、新しいメッセージを毎日見て返す体制が必要です。
手間をかけたくないなら、「受け付けました」で予約を完了にしてもかまいません。
1つだけ、よくある行き違いがあります。
返信してくれた人にも、同じリマインドは流れ続けます。
すると「予約しましたと書いたのに」と言われることがあるんです。
そのときは「こちらで受け止めております」と返せば大丈夫です。
ここがポイントお客さまに一度動いてもらうと、予約が「自分ごと」になる
予約の連絡は「事務局」から。自分の名前だとキャンセルが軽くなる
一人でやっているので、予約のメールも自分の名前で送っていました。
親しみがあっていいと思うんですが……。
予約の確認とリマインドは「事務局」の名前で送ります。
自分の名前だと「キャンセルしていいですか」と気軽に言われやすいからです。
一人で運営していても事務局名にします。
ウェビナーに登録してくれた人へのメールは、自分の名前のほうが親近感がわいて、いいんです。
でも、個別相談の予約のあとは話が変わります。
個人名で送ると、「すみません、予約を変更させてください」と、お気軽に話しかけられてしまうんですよね。
| 送るメール | 送り主 | 理由 |
|---|---|---|
| ウェビナー登録後のメール | 自分の名前 | 親近感がわく |
| 予約の確認・リマインド | 「◯◯事務局」 | 組織で対応している印象が出て、キャンセルを軽く言われにくい |
| 問い合わせ先 | 同じアドレスに統一 | お客さまが迷わない |
事務局からの連絡にすると、組織で対応している印象が出て、安心感も生まれます。
そして、一度決めたことを、ひっくり返しにくくなるんです。
そのため、独自ドメインのメールアドレスは最低でも2つ作っておくと便利です。
support や info のような、事務局らしいアドレスを1つ用意しておきましょう。
ここがポイント親しみは登録の前、予約のあとは「事務局」で約束を守ってもらう
リマインドの1通目は、日時より「来るとわかること」を書く
リマインドって、日時とZoomのリンクを送るだけじゃダメなんですか？
日時とリンクは必ず入れます。
そのうえで1通目には「相談会に来るとこんなことがわかるので、キャンセルすると本当にもったいない」という中身を入れます。
予約した時点では、お客さまの気持ちはいちばん高い所にあります。
でも日がたつと、「なんで予約したんだっけ」と熱が下がっていくんですよね。
だからリマインドは、日時の連絡で終わらせません。
来る理由を、もう一度思い出してもらうための手紙です。
- 相談会でわかること
来るだけで、自分の問題が解決する方向がわかる、と書きます。 - 受講特典のこと
相談に来た人だけが受け取れる特典を、もう一度伝えます。 - キャンセルするともったいない理由
「来ないと損」と感じてもらえる一言を添えます。 - 日時とZoomのリンク
どの配信を開いても、すぐ入れるようにしておきます。
リマインドの回数や送る時間の目安は、予約ページの記事で書いた5回（7日前・3日前・前日の朝・当日の朝・開始60分前）が基本です。
ここで気をつけたいのは、文面を少しずつ変えることです。
こんな例がありました。
30分前のリマインドは受信トレイに届くのに、5分前のものだけGmailのプロモーションに入ってしまう。
2通がほぼ同じ文面だと、同じメールを送り続けていると判断されることがあるんです。
最近はGoogleもAIでいろいろ判断しているので、起こりえます。
直前のリマインドほど、言い回しを変えておくと安心です。
ここがポイントリマインドは「お知らせ」ではなく「来る理由を思い出してもらう手紙」
来ない人は、リマインドを開いているかで前日にわかる
来るか来ないかなんて、当日にならないとわからないですよね？
前日や当日の朝に、ある程度わかります。
UTAGEの読者詳細で、リマインドの開封やクリックを見ます。
一度も開いていない人にだけ、先に連絡を入れておきます。
ここは、知っている人と知らない人で差がつく所です。
予約した人の読者詳細を開くと、リマインドを開いたか、リンクを押したかが見られます。
当日の朝などにメールやLINEを開いている人は、基本的に来てくれる可能性が高いです。
反対に、まったく開いていない人は、登録しただけで何もしていない可能性が高いんです。
UTAGEでの見方は、次の順番です（2026年10月現在）。
- 「イベント・予約」で、個別相談のイベント名を開く
左のメニューから「リマインダ配信」を選びます。 - 「読者」を選び、読者一覧で予約した人の欄を押す
欄の右端の【︙】から「詳細」を選んでも開けます。 - 読者詳細の「開封履歴」と「クリック履歴」を見る
「配信予約」「配信済」とあわせて、リマインドが届いているかもたしかめられます。
LINEで送ったリマインドのURLを押したかどうかも、クリック履歴に出ます。
ただし、LINEテンプレートのボタンに「URLを開く」を設定した場合は、クリック履歴に出ません（2026年10月現在）。
来るかどうかを見たいリマインドは、本文にURLを書く形にしておくと見分けやすくなります。
開いていない人がいたら、その人にだけメールかLINEで一度連絡します。
それでも反応がないときのために、予約フォームでは携帯の電話番号を必須にしておきます。
予約したのに来ないとき、こちらから電話をかけられるからです。
ここがポイント全員に追いかけない。開いていない人にだけ、先に声をかける
予約できるのは10日先まで。遠い予約ほど手で連絡する
予約が埋まってきたので、3週間先まで枠を開けようと思っています。
予約できる日は10日ほど先までにします。
先の予約ほど忘れられて、ドタキャンになりやすいからです。
どうしても先まで開けるときは、遠い予約の人に手動で連絡を足します。
私は、予約カレンダーを1週間から10日ほど先までの開放にするようお伝えしています。
3週間先まで予約できると、日が空くぶん、キャンセルが出やすくなるからです。
2週間先の予約でも、ドタキャンされやすいと感じています。
受付の締め切りも直前にせず、30時間前までなど、余裕を持たせます。
予約が入りすぎて、3週間ほど先まで枠を開けたクライアントさんがいました。
「今すぐ予約してください」と待ってもらった判断は、よかったかもしれません。
ただ、かなり先の予約の人は、ドタキャンにつながりやすい。
そこで、日程が遠い人には、自動のリマインドに加えて手動で連絡を入れるようお伝えしました。
ここがポイント予約日が遠いほど、気持ちは冷める。遠い予約には手で連絡を足す
それでも来ないなら、フォームで絞る。有料にするのは最後
いっそ個別相談を有料にしたら、ドタキャンはなくなりますよね？
有料にするとドタキャンは減りますが、最初は申込みも減ります。
まずは無料のまま、予約フォームの質問や同意の項目で少しずつ絞ります。
有料にするのは最後の手段です。
たしかに、有料にするとドタキャンが減り、話をちゃんと聞く人だけが来ます。
そのかわり、最初は申込みの数が少なくなります。
しかも、広告やLPから予約がきちんと入るのかが、わからなくなってしまうんです。
だから私は、最初は無料で始め、ハードルを少しずつ上げる順番をすすめています。
| 順番 | やること | こんなときに |
|---|---|---|
| 1 | 「予約しました」の返信がない人は実施しない | まずはここから |
| 2 | 予約フォームに同意の項目を入れる（「キャンセルしないと約束できますか」「予約したらすぐ予定表に入れられますか」） | 無断キャンセルが続くとき |
| 3 | 予約後にヒアリングシートを書いてもらい、書かない人は実施しない | 冷やかしが目立つとき |
| 4 | 予約フォームの質問を増やす（「お金を出して取り組む気持ちはありますか」など） | 特典目当ての人が多すぎるとき |
| 5 | 個別相談を有料にする | ここまで試しても変わらないとき |
フォームを厳しくしたら、来る人がぐっと減りそうで怖いです。
その感覚は正しいです。
フォームが厳しいと、本当に興味のある人しか来ず、売上が伸びません。
緩めると、特典目当ての人が増えます。
「準備ができた人とだけ話したい」なら強く、売上を優先するなら緩く。
ここは経営者として決める所なんです。
迷うなら、最初は緩めにして、変な人が多すぎたらフォームで絞るのがおすすめです。
特典目当てで来た人の中にも、話を聞いて「やります」と言ってくださる方はいます。
「とても欲しいけれど、誰でも入れるわけではない」という状態を目指してください。
ここがポイントハードルは一気に上げない。1段ずつ上げて、来る人の数と質を見比べる
来なかった人の処理と記録が、次のドタキャンを減らす
来なかった人は、そのままにしておいて大丈夫ですか？
UTAGEでは、来なかった人は自動でキャンセル扱いになりません。
その日のうちに手動でキャンセルにし、予約・参加・キャンセルを一人ずつ記録して、出席率を月ごとに見ます。
ここは、忘れるとちょっと恥ずかしいことが起きる所です。
ドタキャンは、UTAGE上で自動的にキャンセル扱いになりません。
手動でキャンセルにしないと、来ていない人に「面談ありがとうございました」のメッセージが流れてしまうんです。
キャンセルは、イベントの申込者一覧の【︙】から選ぶか、申込者の情報画面から行います。
種類は「キャンセル（連絡あり）」「キャンセル（連絡なし）」「キャンセル（日程変更）」の3つです（2026年10月現在）。
無断で来なかった人は「連絡なし」にしておくと、あとで数えるときに区別できます。
イベント設定の「キャンセル時の動作設定」では、キャンセルした人を別のシナリオに登録したり、キャンセル完了のメールを自動で送ったりできます。
自動のメールが送られるのは、「キャンセル（連絡あり）」にしたときです。
そして最後に、記録です。
私は、個別相談の予約・参加・成約を一人ずつ記録してもらっています。
参加の欄は「参加」「不参加」「事前キャンセル」から選び、出席率を月ごとに出します。
登録経路もあわせて残すと、どの広告が成約につながったかも見えてきます。
なお、成約率は来た人の数で割ります。
予約数で割ると、ドタキャンの分だけセールスが下手に見えてしまうからです。
「来ない」問題と「決まらない」問題は、直す場所がまったく別なんです。
ここがポイント来なかった日こそ記録する。数字があれば、次に直す場所が決まる
よくある質問
Q. 個別相談のドタキャンを減らすには、何からやればいいですか？
A. 予約の直後に、LINEで「予約しました」と一言返信してもらうことから始めます。
自分の言葉で書くと「行く」という気持ちが生まれ、ドタキャンが減ります。
返信がない人は実施しない、と決めてその通りにします。
Q. ドタキャンは、どのくらいなら多いと考えればいいですか？
A. 5人中2人（約4割）のキャンセルは多い数字です。
予約の前の特典の伝え方、予約直後の返信、リマインドの中身を見直して、防ぎたいところです。
Q. 予約のリマインドは、自分の名前で送ってもいいですか？
A. 予約の確認とリマインドは「事務局」の名前がおすすめです。
自分の名前だと、キャンセルや日程変更を気軽に頼まれやすくなります。
一人で運営していても事務局名にしてかまいません。
Q. 当日来ない人を、前もって見分ける方法はありますか？
A. UTAGEなら、予約した人の読者詳細で、リマインドの開封履歴とクリック履歴を見ます。
一度も開いていない人は来ない可能性が高いので、その人にだけ先に連絡を入れます。
Q. 予約は何日先まで受け付けるといいですか？
A. 1週間から10日ほど先までがおすすめです。
先の予約ほどドタキャンになりやすいので、先まで開けるときは、遠い予約の人に手動で連絡を足します。
Q. 個別相談を有料にすれば、ドタキャンはなくなりますか？
A. 有料にするとドタキャンは減りますが、最初は申込みも減り、広告やLPの反応もわかりにくくなります。
まずは無料のまま、返信のルールや予約フォームの質問で少しずつ絞り、有料は最後の手段にします。
Q. UTAGEに補助金は使えますか？
A. 条件が合えば使えます。
徳武の会社では、過去2年間にUTAGEと構築支援のセットで補助金を使い、自己負担がおよそ3分の1で使えている方がいます。
年商などの条件があります。
まとめ
- 約4割のキャンセルは多い。ドタキャンは「こちらの流れ」で減らせる
- 予約の前に、受講特典で「来ないと損」と思ってもらう
- 予約の直後に「予約しました」と書いてもらい、返信がなければ実施しない
- 予約の連絡は「事務局」の名前で送る
- リマインドの1通目は「来るとわかること」。文面は少しずつ変える
- 前日に開封履歴を見て、開いていない人にだけ連絡する
- 予約できるのは10日先まで。遠い予約は手で連絡を足す
- 絞るのは1段ずつ。有料は最後の手段
- 来なかった人はその日のうちにキャンセル処理し、出席率を記録する
まずは「予約しました」の返信と、前日の開封チェックから始めてみます！
勉強になりました！次は何を読めばいいですか？
来てもらえるようになったら、次は「相談で決まるかどうか」です。
予約ページの設定がまだの方は、そちらから先にどうぞ。
リマインドを送る前に、予約ページの設定から整えたいなら。リマインダ配信を「する」にする理由と、リマインド5回の目安はこちら。
UTAGEで個別相談の予約ページを作る手順
最初は全部自動にしなくていい。
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来てくれた人が、次は決まるかが気になるなら。成約率の目安3〜4割と、断られる場所を録画で見つける方法はこちら。
個別相談の成約率を上げる方法
目安は3〜4割。断られる場所を録画で見つけて直す。
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そもそも予約の数を増やしたいなら。予約案内を6通にして約2倍になった、LINEステップの組み方はこちら。
予約率を上げるLINEステップの作り方
教育はウェビナーに任せ、LINEは「次の1クリック」だけを頼む。
記事を見る →無料で視聴できます
「この相談には行きたい」と思って予約が入るウェビナーを、お客さまの目線で見てみる
ドタキャンの多さは、予約の前の流れで大きく変わります。
どこで信頼がたまり、どこで個別相談に誘うのかを、実際の形でたしかめてみてください。
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※会話に登場する「はじめさん」は、説明のための架空の人物です。
※成果を約束するものではありません。
